Raporlama neden kritik?
e-Arşiv süreci yalnızca faturayı PDF veya XML olarak oluşturmakla tamamlanmaz. GİB Teknik Kılavuzu; elektronik arşiv raporlarının belirlenen veri formatında hazırlanmasını, mali mühür veya NES ve zaman damgası ile onaylanmasını ve Başkanlık sistemine aktarılmasını açıklıyor.
Portal yöntemiyle e-Arşiv uygulamasından yararlanan mükelleflerin ayrıca rapor oluşturup gönderme yükümlülüğünün bulunmadığı da kılavuzda belirtiliyor. Kullanılan yöntem bu nedenle sürecin en başında netleştirilmelidir.
Takip edilmesi gereken zamanlama
Kılavuza göre portal dışındaki yöntemlerde oluşturulan e-Arşiv belgelerine ilişkin raporlar günlük dönemler halinde ve en geç izleyen günün sonuna kadar gönderilmelidir. Anlık olarak düzenlenmesi gereken özel fatura tiplerinde ise raporlama anlık yapılır.
- Belge oluşturuldu mu?
- İmza veya mali mühür tamamlandı mı?
- Rapor gönderildi mi ve servis yanıtı alındı mı?
- Hata veya tekrar gönderim ihtiyacı var mı?
İşletme içi kontrol önerisi
Gönderim durumunu “hazırlanıyor, gönderildi, kabul edildi, hatalı” gibi aşamalarla izlemek; dönem sonu kontrollerini ve olası incelemelerde belgeye ulaşmayı kolaylaştırır. GİB’in teknik kılavuzundaki güncel sürümü düzenli olarak kontrol edin.