Sorumluluk sadece faturayı kesmek değildir
Elektronik belge düzeninde işletmenin sorumluluğu; belgenin doğru bilgilerle oluşturulması, mevzuata uygun şekilde imzalanması veya mühürlenmesi, alıcıya iletilmesi, raporlanması ve gerektiğinde ibraz edilebilecek şekilde saklanması adımlarının tamamını kapsar.
GİB’in bilgilendirmesinde elektronik belge ve kayıtların oluşturulması, iletilmesi, muhafazası ve ibrazına ilişkin yükümlülüklerin altı çiziliyor. Süreçte kullanılan yazılım veya entegratör, işletmenin kendi kontrol sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Mali sorumluluk kontrol listesi
- VKN/TCKN, unvan, adres ve vergi bilgilerini fatura öncesinde doğrulayın.
- Belge numarası, tarih, senaryo, vergi oranı ve tutarların kontrolünü yapın.
- İmza, mali mühür ve zaman damgası süreçlerini kayıt altına alın.
- Gönderim, kabul, ret, iptal ve itiraz durumlarını belgeyle ilişkilendirin.
- Elektronik belgeleri erişilebilir, bütünlüğü korunmuş ve ibraz edilebilir biçimde saklayın.
- Yetki, parola ve entegrasyon erişimlerini sınırlı ve izlenebilir tutun.
Yönetici için pratik yaklaşım
Her ay sonunda yalnızca toplam ciroya değil; hatalı belgeler, bekleyen gönderimler, iptal ve itirazlar, tahsilat eşleşmeleri ve arşiv yedeklerine de bakın. Böylece mali riskleri dönem sonunda sürpriz olarak görmek yerine işlem gerçekleşirken yönetebilirsiniz.
Bu içerik hukuki veya mali müşavirlik hizmeti değildir. İşletmenizin özel durumunu yetkili danışmanınızla değerlendirin.