e-İrsaliyede iptal yerine hangi işlem yapılır?
Düzenlenip alıcıya iletilen e-İrsaliye için işlem, faturadaki gibi tek taraflı bir iptal kaydından çok e-İrsaliye yanıtı ve gerekiyorsa yeni belge düzenleme üzerinden yürür. Bu nedenle hatayı sevkiyat başlamadan fark etmek kritik önem taşır.
Alıcı, kendisine düzenlenen e-İrsaliye için kabul, kısmi kabul veya ret bilgisi gönderebilir. Yanıtın hangi senaryoda kullanılacağı malın fiilî sevk durumu ve hatanın kapsamına göre belirlenmelidir.
Sevkiyat başlamadan önce hata varsa
- Alıcı veya malın tamamı hatalıysa, alıcıdan e-İrsaliye yanıtı ile ret vermesini isteyin.
- Ret yanıtının GİB sistemi üzerinden gönderildiğini ve göndericiye ulaştığını kontrol edin.
- Doğru alıcı ve mal bilgileriyle yeni e-İrsaliye oluşturun.
- Yeni belgeyi tekrar imzalayıp GİB sistemine gönderin; eski ve yeni belgeleri açıklama/ilişkilendirme bilgileriyle birlikte saklayın.
Sevkiyat başladıktan sonra hata fark edilirse
GİB tebliğine göre fiilî sevkten sonra gönderilen ret e-İrsaliye yanıtları hüküm doğurmaz. Bu durumda malı taşıyan veya taşıttıran tarafından yeni bir e-İrsaliye düzenlenmesi gerekir.
Yeni belgeyi eski belgenin numarası, tarihi ve düzeltme nedeni ile ilişkilendirin. Cari, stok, sipariş ve fatura kayıtlarında hangi belgenin geçerli olduğunu açıkça gösterin.
Kısmi kabul veya iade durumunda
Alıcı malların yalnızca bir kısmını kabul ederse e-İrsaliye yanıtında kabul edilmeyen miktar ve nedeni izlenmelidir. Kabul edilmeyen malların geri gönderimi için ayrıca yeni bir e-İrsaliye düzenlenmesi gerekir.
İşletme içi kontrol listesi
- Hata sevkiyattan önce mi, sonra mı fark edildi?
- Alıcıya doğru e-İrsaliye yanıtı gönderildi mi?
- Ret veya kısmi kabul miktarı belgeyle uyumlu mu?
- Yeni e-İrsaliye eski belgeyle ilişkilendirildi mi?
- Stok, cari, sipariş ve fatura hareketleri güncellendi mi?
- Belge yanıtları, UUID ve açıklamalar arşivlendi mi?
Önemli not
e-İrsaliye uygulama adımları kullanılan GİB Portalı, özel entegratör veya ERP ekranına göre değişebilir. Süre, belge türü ve özel durumlarda GİB’in güncel kılavuzlarını ve yetkili mali müşavir görüşünü esas alın. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır.