e-İrsaliye nedir?
e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenen, alıcıya iletilen, muhafaza ve gerektiğinde ibraz edilen biçimidir. Mal hareketini gösterir; fatura yerine geçmez.
GİB düzenlemesine göre uygulama GİB Portalı, izinli özel entegratör veya kendi bilgi işlem sisteminin entegrasyonu yoluyla kullanılabilir. e-Fatura uygulamasında hangi yöntem kullanılıyorsa e-İrsaliye için de yöntem uyumunu ayrıca kontrol edin.
e-İrsaliye kesme adımları
- ERP, GİB Portalı veya özel entegratör panelinde Yeni e-İrsaliye ekranını açın.
- Alıcıyı seçin; VKN/TCKN, unvan ve teslimat adresini kontrol edin.
- Belge tarihini ve numara serisini oluşturun.
- Sevk edilecek malın cinsini, miktarını ve gerekiyorsa birim bilgisini girin.
- Fiilî sevk tarihini ve saatini dakika bilgisiyle belirtin.
- Varsa taşıyıcı, araç, depo ve sipariş/fatura bağlantılarını ekleyin.
- Belgeyi elektronik sertifika ile imzalayın ve GİB sistemine gönderin.
- Başkanlık sistemine başarılı iletim ve alıcıya teslim durumunu kontrol ettikten sonra sevkiyatı başlatın.
Belgede bulunması gereken temel bilgiler
- Düzenlenme tarihi ve belge numarası
- Düzenleyenin adı veya ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap bilgisi
- Müşterinin adı veya ticaret unvanı, vergi bilgisi, işyeri ve farklıysa teslimat adresi
- Taşınan malın nevi ve miktarı
- Fiilî sevk tarihi ile saat ve dakika bilgisi
- Başkanlık sisteminden sorgulanabilmesi için karekod veya barkod
Sevkiyat sırasında unutulmaması gerekenler
e-İrsaliye, malın fiilî sevkinden önce düzenlenmeli ve başarılı biçimde GİB sistemine iletilmelidir. Araçta belgenin bir kâğıt örneği veya elektronik görüntüsü bulunmalıdır; kâğıt çıktıda ıslak imza ya da kaşe aranmaz.
Alıcı e-İrsaliye kullanıcısı değilse kâğıt sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekebilir. Sevkiyat yöntemini alıcının kayıt durumu ve işletmenizin tabi olduğu kurallarla birlikte kontrol edin.
e-Fatura ile bağlantı
Sevki yapılacak mala ilişkin e-Fatura daha önce düzenlendiyse, e-İrsaliye üzerinde e-Faturanın tarih ve belge numarasına yer verilmesi gerekir. Sipariş, irsaliye ve fatura numaralarını ERP’de birbirine bağlı saklamak mutabakatı kolaylaştırır.
Son kontrol
Gönderim yanıtını, belge UUID’sini, teslim durumunu ve varsa e-İrsaliye yanıtını arşivleyin. Teknik formatlar ve uygulama şartları güncellenebileceği için işlem öncesinde GİB’in güncel kılavuzlarını ve mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın.